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Uma dúvida que a maior parte das pessoas, quando da definição de um projeto, se pergunta é: quais cuidados devo ter ao contratar uma empresa de engenharia?

A maioria das empresas (contratantes) não têm staff disponível para trabalhar as premissas e restrições de cada projeto, o que acaba gerando desencontros de comunicação e, consequentemente, uma série de problemas.

A imagem abaixo mostra de forma cômica, se não fosse trágica, o que acontece na maioria dos projetos.

O contratante, por vezes, não sabe bem o que quer, não consegue traduzir a mensagem de suas necessidades e, acaba por receber algo que não precisava, pagando caro por isso.

Assim, pensamos em três passos simples, que podem facilitar o processo de definição de escopo, especificações, projetos e detalhes, para que você obtenha o resultado esperado.

1. Definição de Escopo

Entenda as necessidades das equipes que utilizarão o resultado do projeto. A tomada de decisão da realização de qualquer projeto sempre advém de uma necessidade. É importante conversar com todas as pessoas envolvidas no projeto, especialmente, aquelas que farão uso do equipamento após sua entrega.

Transmita as necessidades de forma mais detalhada possível. No caso de serviços de engenharia, deve-se realizar projetos, memoriais descritivos, especificações e restrições para que as empresas tenham condições de fornecer um orçamento adequado.

Aqui vale o maior número de detalhes que forem possíveis (projetos executivos, ensaios, sondagens, memoriais, consultas a órgãos públicos, etc).

Esta é a etapa mais importante de todas, mas, por muitas vezes, negligenciada por imediatismos ou dificuldades de encontrar verbas para fazer esse estudo prévio.

Aconselhamos que não se atropele a definição de escopo, uma vez que isso acarretará em perda de qualidade, custo ou tempo de entrega ou, ainda, os três combinados.

O gráfico acima mostra bem o custo das mudanças em relação ao tempo e a capacidade de mudanças de escopo durante o projeto. Veja que: no início, o custo das mudanças é baixo (mudanças no papel) e a influencia das partes interessadas é grande.

A medida que se inicia a execução do projeto, o custo de mudanças aumenta exponencialmente e a capacidade de mudanças diminui na mesma proporção.

2. Capacidade Técnica

Mesmo nos projetos menores, geralmente, se pede indicações de pessoas e empresas de confiança. No caso de projetos de maior importância, é necessário avaliar tecnicamente as empresas e profissionais envolvidos.

Avalie objetivamente a capacidade técnica destes profissionais. No caso de projetos de relevância, deve-se exigir experiência prévia nas principais atividades que serão desenvolvidas.

No caso de serviços de engenharia, o conselho profissional (CREA) mantém em acervo técnico as atividades desenvolvidas por cada profissional e, deve ser exigido como qualificação técnica, os Certificados de Acervo Técnico (“CAT”).

Deve-se avaliar ainda a Proposta Técnica e Comercial das empresas, de forma a verificar se aquilo que foi exigido nos documentos de escopo e contratação estão sendo cumpridos e considerados em sua integralidade.

As propostas mencionadas devem ser detalhadas contendo o plano de ação, metodologias de serviço e cronograma. Esta etapa é importante para que você, contratante, obtenha informações acerca dos modos e especificações que estão sendo considerados.

3. Documentos de Contratação

Geralmente, os documentos de contratação ficam a cargo dos departamentos jurídico e tributário, entretanto, nesse momento, deve-se colocar as claras o nível de exigência de informações de obra, tais quais: diários de obra, relatórios periódicos, procedimentos administrativos e procedimentos de segurança do trabalho.

Atente que também é importante informar e especificar as condições de liberação de frentes de trabalho, medições e pagamento, (exemplo: se haverá algum tipo de retenção contratual, fianças, seguros, etc.).

Todos esses itens representam custos financeiros que devem ser considerados pelas empresas contratadas quando da elaboração do orçamento para que não existam conflitos durante a obra.

Em tempo, cada projeto é único, e deve ser analisado individualmente para cada caso. Exatamente por isso, deve-se buscar profissionais qualificados para o auxilio no cumprimento dessas etapas.

Cumprindo essas três dicas, você melhora bastante as chances de ter um projeto com melhor gestão e atenderá as expectativas das pessoas envolvidas.